在体系运行过程中会产生了一些用于证实运行状况或结果的证实性文件的信息，如记录、照片、录像、样品等信息，其信息的记载或采集的人员在记载或采集过程中应：

1. 当所产生的信息的载体为纸质（表格、报告、报表等）时，其各相关生产信息的记载人：
2. 其所记录的表格的各栏目要全部填写齐全，不能留空白栏（除属实未产生其内容或数据时，要在其表格栏中打“/”），表格中需要记录人签字的必需由其记录人或盖章，同时要注明其日期；
3. 记录内容的内容或数据必须准确、清晰，真实，除另有规定外填写时不能不能随意填写各种符号，填写记录时不得使用铅笔填写，不准随意涂改，若修改时由经手人加注标记并签名；
4. 当这些证实性文件的信息产生或形成时，要及时将其上报或归档到所指定的部门或人员处或档案室。

当所产生的信息载体为电子形式（电子表格、电子报告、电子报表、照片、录像等）时：

1. 其所记录的电子表格的各栏目要全部填写齐全，不能留空白栏（除属实未产生其
2. 内容或数据时，要在其表格栏中打“/”），电子表格中需要填写记录人的名字或电子签字，同时要注明其日期，其记录表格正式形成后，为避免其被非预期改动，一般要将其转换成PDF格式或只读文件格式；
3. 记录内容的内容或数据必须及时、准确、清晰，真实，要根据规定填写其文字内容或数据，若填写各种符号时要作说明；
4. 当这些电子为载体的证实性文件信息产生或形成时，要通过邮箱等形式及时传送到所指定的部门或人员处。
5. 当所产生的证实的载体为有形实物形式（产品、样品、材料、零部件等）时：
6. 对其实物要做好标记或标签；
7. 放置到规定的位置区域；
8. 做好登记。